מתכננים כנס השקה או אירוע עסקי?

הנה כמה פרמטרים חשובים שיסייעו לכם בהצלחת הכנס

 

אחד מתחומי הפעילות של חברת זוויות, המומחית למיתוג אסטרטגי של עסקים, ארגונים, גופים מוניציפאליים ועמותות הוא הפקת כנסי קונספט עד 300 איש. מדובר בתהליך של בנית קונספט והגדרת מטרה, תכנון וליווי מקדימים לכנס, תוך התייחסות למטרותיו. עיצוב וניסוח מסרים שימשכו את קהל היעד אליו מיועד הכנס, עזרה והכוונה בבחירת מקום, גיוס אנשי צוות, הכוונה בבחירת הספקים, חשיבה יצירתית על דברים שיפתיעו את המשתתפים, הכוונה לגיוס חסויות, התאמת תכנים ועד להנחיה בפועל. גלי מיכל חנן, בעלים ומנכ"לית חברת זוויות, משתפת אתכם במספר פרמטרים חשובים שיהפכו את הכנס שלכם לחוויה חיובית ומיוחדת שתשאיר למשתתפים טעם של עוד. במידה ומדובר בכנס מכירה, תכנון יעיל ויצירתי בהחלט יסייע לכם להגדיל מכירות בעסק.

 

הגדירו מטרה לכל כנס או אירוע עסקי

בעלי עסקים רבים חולמים על הפקת כנס מיוחד, כזה שכל המשתתפים ידברו עליו לחיוב גם בזמן הכנס וגם פרק זמן לאחר מכן, אך לעיתים אינם ממקדים את מטרותיהם ומפספסים את ההזדמנות להשיגם. לכל כנס חשוב שתהייה מטרה ברורה בין אם מדובר באירוע עסקי להשקת מוצר חדש, חגיגות עשור לקיומו של עסק מסוים, יום עיון ללקוחות, בוקר העשרה מקצועי או כנס שמטרתו לקדם מכירות. לאחר שנגדיר את מטרת הכנס נמתג אותו ב- 360 מעלות, מרמת המסרים ועד רמת הנראות של עזרי הפרסום, הלבוש של הדיילים, קבלת הפנים, התכנים לכל אורכו והמתנה שנחלק למשתתפים.

 

אפיינו את קהל היעד של הכנס

אחרי שהגדרנו את מטרת הכנס ניגש להגדרת קהל היעד, מי הם האנשים שאנחנו כמפיקי הכנס נרצה לפגוש שם, שאלו את עצמכם, האם הכמות חשובה או האיכות . כאן חשוב להגדיר בצורה מפורטת את דפוסי ההתנהגות שלהם, העדפות לתכנים ואפילו למוזיקה, המקום ממנו הם יגיעו לכנס (על מנת למנוע מצב של בחירת מקום רחוק מידי), דרך ההזמנה היעילה ביותר, בין אם מדובר בשיחה טלפונית ושליחת הזמנה בדואר, בסמס או במייל. האם מדובר בקהל  מתחום מסוים, האם מדובר בקהל צעיר או מבוגר? פרטי או עסקי? אילו שפות הוא דובר? ככל שנדייק יותר עם הגדרת קהל היעד, ירגישו המשתתפים שהאירוע "מדבר אליהם" יותר וכך יתחברו לתכניו וירצו להגיע.  

 

השקיעו מחשבה ותכנון בלוגיסטיקה ותוכן

אחרי שהגדרתם את מטרת הכנס ואפיינתם את קהל היעד, עליכם לגשת לבחירת מקום, קייטרינג ותוכן. כאן מדובר בסדרה של תיאומים שחשוב שלא יתנגשו אחד עם השני. בכל נושא הלוגיסטיקה והתוכן מומלץ לחוות את הספקים שאנחנו מזמינים, אם קיבלנו המלצה על קייטרינג כדאי מאוד להגיע לאירוע טעימות כך גם לגבי בחירת מקום, מרצים וספקים. חשוב מאוד לבחון בכל עת את מידת ההתאמה של כל ספק לרבות המקום עצמו לאופי הכנס ומטרתו. אם נתכנן למשל מינגלינג בפתיחת הכנס, אך עדיין לא נרצה שהמשתתפים יכנסו לאולם הראשי, חשוב לוודא שיש רחבה מתאימה לכך המשרה אווירה נעימה על המשתתפים. בנוסף חשוב להגדיר צוות שאחראי על ההרשמה לכנס שיוודא מספר ימים טרם הכנס שהנרשמים אכן מגיעים. הרשמה בתשלום תקטין את הסיכויים של הביטול ברגע האחרון.

 

"כמי שמפיקה כנסי קונספט ללקוחות אני מקפידה לבחור צוות איכותי של נותני שירותים לכנס מרמת הדיילים שיחלקו שמות בכניסה ומתנות ביציאה, אנשי המכירות ע"פ הצורך ועד צלמים וספקים נוספים. לנותני השירותים חלק מהותי בחוויית המשתתפים בכנס וביצירת התדמית שלכם כעסק או ארגון".

 

כך תגרמו למשתתפים לצפות לכנס שלכם

למיתוג ושיווק הכנס ישנם משמעות רבה בדרך שבה המשתתפים יתפסו את הכנס טרם קיומו, בתוך כך יש להתאים את מערך המיתוג והשיווק למטרת הכנס, לבחור מסרים מעניינים ומסקרנים שיגרמו למשתתפים לרצות לנטרל מספר שעות, להירשם ובמקרים רבים גם לשלם עבור כרטיס. נוסף על כך יש לבחור את ערוצי השיווק בו קהל היעד שלכם פעיל ומגיב כמה שיותר מהר, בין אם מדובר ברשת הפייסבוק, במיילים, בסמסים וכיו"ב. במקרים בהם לכנס שלכם יהיה עניין ציבורי תוכלו להכין הודעת יח"צ לעיתונות ולהזמין אנשי תקשורת לסקר, כך למשל בכנסים וחוגי בית של פוליטיקאים ואנשי ציבור. שימו לב - חשוב מאוד ליצור קשר עם הנרשמים גם  לאחר הרשמתם ועד לקיום הכנס.

 

צרו למשתתפים סיבה להתלהב

שילוב של גימיק יצירתי עשוי לחזק את התדמית שלכם בעיני המשתתפים והלקוחות שלכם, יוצר הפתעה ומגדיל את הסיכויים שהמשתתפים יזכרו אתכם גם לאחר הכנס, זה יכול להיות ע"י הזמנת להקת אומנים שתשיר בקבלת הפנים, מנות קייטרינג מיוחדות, הרצאה של דמות מרתקת ומוכרת בהפתעה, הגרלה, ירידים מיוחדים, מתנות מקוריות שיחולקו ללקוחות ויצרו תחושה חיובית כלפי הכנס וכיו"ב. ככל שתצרו למשתתפים יותר סיבות להתלהב ובפרט שלא תמשכו יותר מידי תשומת לב ממטרת הכנס, תיצרו חוויה חיובית למשתתפים ותחזקו את הקשר עמם, קשר שיסייע לכם עבור כל מטרה שתחליטו.

 

בהצלחה! יש לכם שאלה בנושא כנס עסקי, הרצאה או סדנה שאתם חושבים לבנות. מוזמנים ליצור עמנו קשר 054-360-4-360 / 054-360-5-360

 

 

 

 

 

 

הרשמו וקבלו טיפים ועדכונים בשיווק

רשמו אותי!

פרטיך התקבלו,

תודה!

054-360-4-360    office@zaviyot.co.il

 

הרשמו וקבלו טיפים בשיווק

רשמו אותי!

פרטיך התקבלו,

תודה!

רשמו אותי!

פרטיך התקבלו,

תודה!